こんにちは。アイテム株式会社 IT部です。
仕事が忙しいときは、どうしても目の前の仕事を終わらせることが最優先になります。
納期があって、お客様がいて、やらなければならない仕事がある。
そんなときに、まず仕事を終わらせることは当然です。
ただ、少し仕事が落ち着いたころ、それまで見えていなかったものが見えるようになりました。
今回は、そんな中で改めて感じた「話すこと」について書いてみたいと思います。
最初は、遅刻を減らすための朝会でした
私たちが朝会を始めたきっかけは、実はとても単純なものでした。
遅刻を減らしたかったからです。
毎朝決まった時間に集まって、その日の予定を確認する。
まずは一日の始まりをみんなで合わせるところから始めました。
そして実際に、遅刻はほとんどなくなりました。
そういう意味では、朝会を始めた当初の目的は達成できたのだと思います。
その後は、今日やることを話したり、体調を確認したりする場として、朝会を続けてきました。
でも今になって振り返ると、朝会には最初に考えていた以上の役割があったように思います。
自分が朝会から離れていた時期
私自身、外部のプロジェクトに参加していた時期がありました。
そちらの朝会と時間が重なっていたため、長い間、自社の朝会に参加できない状態が続いていました。
それでも仕事は進んでいました。
自社の朝会も他のメンバーが続けてくれていましたし、「何かあったら言ってね」とも伝えていました。
だから、大丈夫だと思っていました。
忙しいときは、それでも仕事は回ります。
それぞれが自分の仕事をして、必要なことを報告して、次の仕事へ進む。
目の前にやることがたくさんある間は、それで問題がないようにも見えます。
だからこそ、見えなくなっていたことがありました。
久しぶりに朝会に参加して
少し仕事が落ち着き、改めて自社の朝会に参加してみると、少し驚きました。
今日やることを話す。
体調を確認する。
順番に報告して終わる。
時間にすれば5分もかかりません。
必要な情報は共有できていますし、短時間で終わるという意味では、とても効率的です。
決して、それが悪いわけではありません。
でも、何かが足りないように感じました。
「報告」はあるけれど、「会話」が少ない。
以前はもう少し、
「それ、どうなった？」
「昨日のあれ、大丈夫だった？」
「それなら、こうした方がいいんじゃない？」
そんな、本題から少し外れるような話もしていたように思います。
もちろん、これは朝会を続けてくれていたメンバーの問題ではありません。
長い間そこに参加できていなかった私自身にも原因があります。
朝会という仕組みは残っていました。
でも、その場を何のために使うのかを、共有し続けることができていなかったのだと思います。
「何かあったら言ってね」だけでは足りなかった
振り返ってみると、これは朝会だけの話ではありませんでした。
一人ひとりと落ち着いて話す時間も、十分に作れていなかったように思います。
もちろん、普段から仕事の話はしています。
困ったことがあれば相談してもらいますし、こちらから声をかけることもあります。
でも、仕事の相談をすることと、一人ひとりと落ち着いて話をすることは、少し違います。
仕事についてどう感じているのか。
困っていることはないか。
これからやってみたいことはあるか。
会社や仕事について思っていることはないか。
日々の業務の中では、こうした話をするタイミングは意外とありません。
「何かあったら言ってね」と伝えていたので、何かあれば話してくれるだろうと思っていました。
でも、今は少し考え方が変わりました。
話したいことができるのを待つのではなく、こちらから話せる時間を作ることも必要だった。
そう考えて、個人面談についても改めて時間を作るようにしています。
小さなほころびは、忙しいときには見えにくい
忙しいときには、多少のことがあっても仕事は進みます。
だから、問題がないように見えてしまうことがあります。
でも、少し落ち着いたころに、忙しい間には見えなかった小さなほころびが見えてくる。
会話が減っていたこと。
ちょっとした相談をする機会が減っていたこと。
一人ひとりと話す時間が減っていたこと。
お互いが何を考えているのか、以前より分かりにくくなっていたこと。
一つひとつは小さなことです。
そして、仕事そのものにはすぐに影響しないこともあります。
でも、その小さなほころびをそのままにしていると、少しずつ広がっていく。
忙しかったから仕方がない、と言ってしまえばそれまでです。
ただ、それで終わらせてはいけなかったのだと思います。
まず、話すことから
そこで、まず私自身が朝会に改めて参加するようにしました。
特別な仕組みを作ったわけではありません。
今日やることを報告する。
今週の予定をみんなで確認する。
そこまでは今までと同じです。
ただ、それだけで終わらせないようにしました。
進めている仕事について少し話してみる。
作ったものをその場で見ながらレビューする。
困っていることがあれば相談する。
ときには、仕事とはまったく関係のない世間話もします。
毎日すべてをやるわけではありません。
何もなければ短く終わる日もあります。
大切なのは時間の長さではなく、何かあったときに、その場で話せることなのだと思っています。
そして、みんなで話す朝会とは別に、一人ひとりと話す時間も作る。
どちらか一方ではなく、両方が必要なのだと思うようになりました。
「では、明日の朝会で」
そんなことを続けているうちに、少しずつ変化も出てきました。
仕事をしていて、みんなで考えたいことが出てくると、
「では、明日の朝会で話しましょう」
という言葉が、自然と出るようになってきました。
すぐに答えが必要なことは、その場で聞けばいい。
でも、みんなの意見を聞いてみたいことは、朝会に持っていく。
「こうした方がいいんじゃないか」
「ここが使いづらい」
「こんなやり方もできるんじゃないか」
私から何かを聞くだけではなく、それぞれから意見も出るようになってきました。
全部の意見をそのまま採用できるわけではありません。
それでも、まず言えること。
そして、それについてみんなで考えられること。
それだけでも、以前とは少し違うチームになってきたように感じています。
会社に来ないからこそ、考えなければならなかった
私たちの仕事は、必ずしも毎日会社に集まらなくてもできます。
オンラインで仕事ができることには、たくさんのメリットがあります。
通勤する必要がなく、自分の仕事に集中できる。
場所に縛られずに仕事ができる。
一方で、顔を合わせないからこそ、失われやすいものもあります。
会社にいれば、誰かのちょっとした一言から話が始まることがあります。
「これってどうする？」
「ちょっと見てもらえる？」
そんな何気ない会話が、オンラインでは意識しないとなかなか生まれません。
だからといって、「毎日会社に来ればいい」という話ではないと思っています。
むしろ、会社に来なくても仕事ができる環境を作ったのであれば、会社に来ないことで失われるものを、どう補うかまで考える必要があったのだと思います。
そこを、私は少し疎かにしていました。
オンラインで仕事ができる仕組みを用意することと、オンラインでもチームとして働ける環境を作ることは、同じではありません。
制度だけでは、働く環境は作れない
ここ数年、給与や福利厚生、働き方など、会社としてできることを一つずつ考え、改善してきたつもりです。
もちろん、そうした制度を整えることも大切です。
でも、それだけで働きやすい会社になるわけではない。
今回、改めてそう感じました。
相談できること。
仕事を覚えられること。
新しいことに挑戦できること。
自分の意見を言えること。
そして、何でもない話ができること。
そういうものも全部含めて、働く環境なのだと思います。
忙しかった、で終わらせないために
振り返れば、できていなかったことはあります。
もっと早く気づけたこともあったかもしれません。
でも、「忙しかったから仕方がなかった」で終わらせても、何も変わりません。
朝会でみんなと話す。
一人ひとりと話す時間を作る。
意見があれば聞く。
こちらからも声をかける。
どれも特別なことではありません。
小さな会社なので、すべてを一度に変えることはできません。
でも、小さな会社だからこそ、気づいたことをすぐに話して、できるところから変えることはできます。
最初は遅刻を減らすために始めた朝会でした。
今では、みんなで話して、考えるための場所にもなっています。
最近、自然と聞くようになった、
「では、明日の朝会で。」
ほんの小さな変化かもしれません。
でも今は、こういう小さな変化を大切にしながら、みんなで話せる環境を作っていきたいと思っています。